Muitas empresas de Outsourcing de impressão, tendem a utilizar apenas multifuncionais para digitalização de documentos. Mas e os scanners? Onde eles ficam na história?

É claro que as Multifuncionais atuais estão repletas de recursos que possibilitam “embarcar” soluções de GED e ECM direto no painel de operações; muitas vezes um tablet rodando Android.

Leia mais sobre isso em: “Por que ter uma impressora com android embarcado é importante para o seu negócio?”

Significa isso que os scanners não possuem utilidade em um ambiente corporativo com soluções de ECM implantadas? Longe disso!

Por que optar por um scanner stand alone?

Simplesmente por que ás vezes, essa pode ser a melhor opção para a sua empresa. Ao pensar em um scanner para o uso profissional, é preciso avaliar como suprir uma necessidade que viabilize ou otimize o trabalho e que faça isso com o menor custo possível.

Infelizmente, com tantas opções de scanners disponíveis no mercado e com tantas funções diferentes ofertadas, muitas vezes, os consumidores, que não tem tanta intimidade com tecnologia, se sentem confusos e têm muitas dúvidas na hora de adquirir o produto adequado para a sua necessidade.

A primeira coisa que você precisa fazer para ver se um scanner vale a pena é pensar no tipo de uso que deseja fazer.

O scanner stand alone é um aparelho específico para digitalizações e nos dias de hoje, pode ser encontrado com facilidade no mercado nacional. Nos quais, os principais modelos são: de mesa, portátil e de mão.

Saiba mais sobre esses tipos, lendo o artigo: “Como escolher o scanner ideal para o seu perfil?”

Se você precisa apenas digitalizar documentos de forma rápida e sem ocupar muito espaço, essa é a solução certa.

Invista em um modelo pequeno que oferecerá uma solução prática e econômica. Mas e se eu preciso digitalizar muitos documentos e em alta resolução? Só o scanner pode me ajudar?

É claro! Para quem está buscando maior resolução nas digitalizações de imagens ou tamanhos maiores de documentos, vale a pena investir em um scanner de mesa, por exemplo, que é próprio para essa função.

Essa é uma boa pedida por que no caso das MFP’s, seu tamanho é muito maior, já que acumula diversas ferramentas em uma só e isso pode ser um grande empecilho.

Claro que no caso dos scanners mais avançados, você também precisa pensar no espaço que esse aparelho vai ocupar na sua mesa de trabalho.

Todavia, caso precise copiar e imprimir documentos e fotos com frequência, essa com certeza é uma boa saída.

Como escolher um bom scanner?

Há vários fatores que devem ser analisados. Primeiro, saiba o que você realmente vai exigir de um scanner. Esta é uma pergunta que não é tão difícil de responder.

Um scanner pode ser usado para digitalizar diferentes tipos de informações, mas, dependendo do tipo de informação a ser digitalizada, um modelo específico terá um melhor resultado nos trabalhos.

Saiba como digitalizar seus documentos, lendo nosso artigo: “Como digitalizar meus documentos?”

Pergunte-se será que tenho a necessidade de alta resolução (trabalho com fotografias, artes gráficas, etc.)? Ou simplesmente preciso fazer a digitalização de documentos da minha empresa por questões legais, financeiras ou por organização?

Veja agora alguns fatores que devem ser analisados ao decidir qual o melhor scanner para o seu negócio.

1. Resolução

A resolução é o que define a nitidez e o detalhamento da imagem a ser digitalizada pelo seu scanner.

Para se quantificar esse dado, é utilizada a medida DPI (Dots Per Inch, ou em português, pontos por polegada).

2. Velocidade

Em alguns casos, a resolução pode não ser a sua necessidade. Por exemplo, imagine um escritório de contabilidade que precisa digitalizar um volume considerável de papeis antes de uma data específica do mês.

Nesse caso, o que este escritório precisa é de um scanner rápido que faça o trabalho com agilidade para conseguir cumprir o prazo determinado.

Neste cenário, é preciso se atentar a dois dados:

• Ciclo diário: mesmo que o scanner realize digitalizações rapidamente, é preciso saber se o equipamento vai aguentar o volume de trabalho. Para isso, é usado o ciclo diário como medição, para que o usuário se atente à capacidade de digitalização do scanner, que é medida em páginas por dia.
• Velocidade do scanner: Para fazer essa medição são usadas as siglas ppm (páginas por minuto) e ipm (imagens por minuto).

3. Extensões

Exigido pelo público profissional, você precisa saber em quais extensões de arquivo um scanner opera. Isso pode evitar muitos problemas.

Os formatos mais comuns e que fazem parte do grupo padrão de documentos são : JPG, PDF, PDF/A e TIF.

4. Automação de captura

São processos que podem agilizar a digitalização, como a conversão de imagem em texto que é feito através do OCR (optical character recognition), a melhoria automática de imagens, leitura de código de barras, entre outros.

Se quiser saber mais, leia nosso artigo: “O que é Captura inteligente?”

Percebeu que com uma análise correta, estes equipamentos podem ser a melhor opção?

Entenda mais sobre esse assunto, lendo o artigo: “Veja como escolher o scanner e a impressora sem erro”.

Agora que entendemos um pouco mais sobre o assunto, vamos ver as vantagens que o uso de um scanner stand alone pode oferecer para seu negócio.

Vantagens do uso de scanners

Recursos Avançados para o Manuseio de Documentos
– Suporte para digitalização de papéis muito finos e/ou muito grossos;
– Qualidade superior da imagem digitalizada;
– Digitalização de cartãos de crédito, débito, ou outros em pvc;
– Caminho de papel reto para digitalizar passaportes e envelopes;
– Digitalização de papéis longos (formulário contínuo, etc…);
– Avançado sistema para detecção de Alimentação Dupla;
– Detecção de Grampos, previne o Dano do Documento Original;
– Sistema Deskew * – endireita originais durante a digitalização;
– Separação do trabalhos;
– Segurança de apagamento automático das imagens;

Recursos avançados de processamento de imagem
– Rotação Automática / Corte Automático
– Saída de cores múltiplas para OCR
– Remoção de páginas em branco
– Remoção de furos / bordas
– Limiar Dinâmico – Remoção Inteligente de Fundo e Bleed-thru
– Deskew – endireita imagens esticadas
– Exposição dupla – Digitalizar ambos os lados em uma página (excelente para cartões médicos / licenças de motorista)
– Auto Preview / Rescan – Pré-visualizar e ajustar as imagens digitalizadas durante & Post-scan, sem reescaneá-las.

Concluindo…

Essas são algumas das informações importantes para se levar em conta na hora de comprar um scanner.

Uma correta análise de sua necessidade irá determinar qual o melhor equipamento para atender aos requisitos de qualidade, portabilidade e eficiência operacional do seu negócio. Seu parceiro de soluções provê isso?

Não faça isso sozinho! Conte conosco