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Publicado em Blog Escrito por  Marcos Eland

O que é Captura Inteligente?

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Manter os documentos impressos guardados de maneira segura e organizada pode ser um desafio para a maioria das companhias, principalmente nos dias de hoje, em que tempo e espaço significam dinheiro.

Quando as informações circulam, de forma física, dentro e fora do ambiente das empresas, o risco de perdas, trocas e até adulterações é muito alto e, caso uma dessas possibilidades aconteça, os danos financeiros e de credibilidade também podem ser muito grandes.

Então... Como podemos manter a integridade dos dados desde a sua fonte até o fim do processo de negócio? A resposta é a Captura Inteligente.

O que é a Captura Inteligente?

O grande volume de documentos que entra em nossas organizações toma tempo e dinheiro para distribuí-los e gerencia-los manualmente.

Ter acesso às informações contidas nesses documentos e fazer com que elas sem utilizáveis pelos sistemas corporativos e ECM é uma tarefa árdua.

Se quiser saber mais sobre ECM, leia nosso artigo: “5 tendências em Gerenciamento de conteúdo corporativo e ECM.

Mas, com a captura inteligente isso se tornou uma tarefa muito mais simples. Essa tecnologia captura, categoriza e extrai os dados de todo e qualquer tipo de documento.

Depois, processa esses dados automaticamente de acordo com as regras que você definir previamente.

Como funciona a Captura Inteligente?

Fácil! Se um equipamento multifuncional que tenha a solução embarcada já estiver sendo utilizado, o usuário pode digitalizar as informações de forma organizada e inserir dados e comentários para facilitar futuras análises e pesquisas.

Se quiser dicas de como digitalizar seus documentos, leia nosso artigo: “Como digitalizar meus documentos?

A solução de captura inteligente faz com que as multifuncionais com esse recurso, se tornem um ponto de captura de documentos.

Assim, eles são transferidos diretamente para uma pasta que foi definida e é integrado com tecnologias como ERP, serviços na nuvem ou ainda uma solução completa de ECM.

Saiba mais sobre ERP, lendo: “O que é ERP?

Esta ferramenta de captura inteligente proporciona que os usuários que a utilizam, tenham o mínimo de interação com as configurações do arquivo e garantem que a padronização dos processos seja seguida.

Lembrando que essa ferramenta é mais do simplesmente usar a digitalização. Ela pode capturar documentos físicos, individual ou em lote, através de scanner, multifuncional e dispositivo móvel.

Além disso, podem ser utilizadas tecnologias como o reconhecimento ótico de caracteres (OCR), o reconhecimento inteligente de caracteres (ICR) e códigos de barras o que reduz ainda mais a entrada de dados por parte do usuário.

Entenda o que é: “ICR” e “OCR”.

Mais informações...

A Captura Inteligente é facilmente configurável. Por quê? Simplesmente porque ela dispensa a necessidade de programação.

Isso diminui consideravelmente todo aquele “tempo cansativo” de implantação que normalmente acontece com outras tecnologias.

Além disso, a captura inteligente permite a gestão do ambiente de maneira centralizada. Ou seja, a adoção por parte dos usuários é facilitada, porque as todas as telas são configuráveis e de fácil entendimento.

Esta solução pode se aplicar a diversos departamentos como: Jurídico, RH, contratos, contabilidade, financeiro ou fiscal.

Vamos entender melhor com o uso de um exemplo de aplicação. Pense no contas a pagar de sua empresa.

A tecnologia de captura inteligente pode simplificar e acelerar todo o processo. Por exemplo, essa ferramenta irá extrair automaticamente os dados de notas fiscais, comparar com as ordens de compra, identificar qual foi o fornecedor e fazer a validação.

Este fluxo de processo pode ser integrado ao ERP, o que irá automatizar e acelerar o processo de aprovação de pagamento de fornecedores, tornando seu contas a pagar muito mais eficiente.

Entenda a situação da sua empresa

Depois de identificado a necessidade do recurso de captura inteligente em sua empresa, é necessário analisar qual é o melhor fornecedor para este tipo de serviço e como ele pode atender os seus requisitos e satisfazer da melhor forma possível as suas necessidades.

Alguns pontos são importantes e devem ser analisados. Você pode se perguntar:

  • Quanto tempo irá demorar para esse recurso ficar operacional?
  • O que é preciso fazer para esse sistema atingir os melhores resultados?
  • Quais são os custos envolvidos?
  • O sistema pode processar quaisquer tipos de documentos, inclusive os complexos e multilíngues?
  • Há simplicidade em se ajustar ao sistema, principalmente caso haja alguma atualização?
  • O sistema tem capacidade para identificar e validar a informação capturada a partir dos sistemas de gestão e exportada para os mesmos?

Achar um provedor que tenha respostas convincentes a essas perguntas vai ajudá-lo a ter sucesso na sua gestão de documentos. Veja abaixo, ainda mais benefícios.

Benefícios da captura inteligente

Os benefícios de utilizar a tecnologia da captura inteligente são muitos:

  • Você irá reduzir a entrada manual de dados de, em média, 80% a 100%;
  • Todo o processo será automatizado. Ou seja, haverá a verificação automática de validade e precisão dos dados;
  • Irá acelerar os processos de aprovação;
  • Liberação e otimização da rotina de trabalho dos profissionais da empresa;
  • Reduzir os erros associados a etapas manuais;
  • Agirá de modo sustentável por economizar papel;
  • Redução de custos envolvidos na gestão e tramitação de documentos;
  • Atende a projetos de todo porte;
  • Segurança garantida, visto que esse recurso evita a perda, troca e a adulteração de documentos e ainda possibilita o rastreamento do documento.
  • Age em conformidade com as normas;
  • Torna o atendimento ao cliente mais eficaz.

Com essa tecnologia você pode ter o controle de tudo que entra e sai da sua empresa de forma rápida, fácil e segura. E aí? Gostou?

Conheça ainda mais benefícios, lendo o artigo: “Arquivamento de documentos – Ainda preciso em preocupar?”

Conclusão

Comece de agora a entender as soluções complexas necessárias para transformar o seu conteúdo em vantagem competitiva.

Com as urgências do mercado corporativo, essa disseminação da informação se tornou primordial para a conclusão de transações comerciais.

Em razão disso, a agilidade na recuperação de um documento e um bom gerenciamento deste, é um item fundamental para promover a eficiência em qualquer segmento de negócio.

Por isso, não perca tempo! Agende uma visita, nossos consultores poderão auxiliá-lo na configuração desta solução utilizando equipamentos e softwares da Samsung.

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