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Publicado em Blog Escrito por  Bianca Matsumoto

Impressão mobile para escritórios de advocacia

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Os escritórios de advocacia sofrem bastante com a quantidade de registros e documentos que precisam ser processados e acessados.

Essa quantidade vai se tornando ainda maior a cada etapa de um processo legal. São artigos, livros, contratos, resumos e outros arquivos que precisam de atenção dos juristas e que parando para pensar, consomem muitos insumos.

Felizmente, com a inovação da tecnologia, focando principalmente na tecnologia móvel (celulares e tablets) para a impressão e captura, os juristas tem sido beneficiados e desfrutam de rapidez e eficiência. Como assim?

O que é impressão mobile?

A impressão mobile vem se tornando cada vez mais comum por causa da sua facilidade e praticidade.

Com ela, você não precisa daquela confusão de fios ligados nas impressoras e computadores. Tudo é feito como num “passe de mágica”.

Se quiser saber mais sobre isso, leia nosso artigo: “Impressão wireless – É seguro usar?”

Esse método está sendo muito utilizado nas empresas hoje, que estão adotando um nome que vêm sendo chamado de tendência BYOD Bring Your Own Device (traga seu próprio dispositivo, em inglês).

Esses dispositivos são interligados com os equipamentos de impressão presentes nas organizações.

Imagine só! Você pode imprimir seus documentos não só pelos computadores, mas também pelos dispositivos móveis.

Fazer isso vai facilitar e muito à rotina empresarial, principalmente dos advogados. Mas, por quê?

Identificando as dificuldades

Advogados não podem ficar esperando o tempo passar sentados na cadeira do escritório, apenas esperando que alguma informação caia do céu para eles.

Eles vão até a informação. Em razão disso, esses profissionais precisam estar conectados para ter acesso a informações rapidamente e de qualquer lugar.

É necessário que eles possam obter e compartilhar dados de forma eficaz. Assim sendo, o bom uso de dispositivos móveis e da impressão móbile é de grande ajuda.

Normalmente, os escritórios de advocacia produzem vários documentos que gastam uma quantidade exorbitante de papel. Um estudo realizado em 2015 pela International Legal Technology Association (ILTA), diz que um advogado médio cria ou recebe cerca de 70 documentos por dia. 

Imagine quanta papelada! Isso significa que esse advogado precisa ter acesso á esses documentos de forma eficiente, por isso que pode significar um fator decisivo no caso que está sendo tratado.

Com essa necessidade frequente de lidar com esse tipo de situação e todo volume de documentos gerado, os escritórios de advocacia devem procurar métodos para garantir que sua impressão seja produtiva, rápida e eficaz.

Leia mais em: “O futuro da impressão mobile e em cloud”.

Realizar uma boa gestão de impressão ajuda a otimizar fluxos de trabalho e diminuir custos indevidos.

Na impressão mobile, tudo é pensado...

Nessa área do Direito, em específico, é necessário ter bastante cuidado. Há um fluxo constante de informações confidenciais e sigilosas de empresas e clientes.

Muitos acreditam que o recurso da impressão mobile não oferece proteção adequada para esse tipo de caso. Mas estão enganados.

Assim como qualquer outro recurso, na impressão mobile medidas de segurança são tomadas para proteger todo e qualquer dado.

Por isso é importante contratar uma empresa capaz de oferecer e garantir essa proteção. Essa questão exige tecnologia de ponta e atenção de ambas às partes.

Ainda preocupado com a sua segurança? Aprenda mais por ler o artigo: “Segurança das informações em multifuncionais”.

Se seguir esses passos, seu escritório de advocacia pode ficar tranquilo e desfrutar dos benefícios oferecidos pela tecnologia de impressão móbile.

Desafios

Por causa da facilidade demonstrada, muitos funcionários não usam esse recurso de forma consciente. Eles podem, por exemplo, realizar impressões pessoais e até desnecessárias só por que o processo de impressão foi facilitado.

Por isso é necessário ensinar os funcionários a usar corretamente as máquinas e conscientizá-los sobre o consumo adequado de impressões. Fazer isso vai ajudar a diminuir custos desnecessários para a empresa e contribuir para um desenvolvimento sustentável.

Quer reduzir seus custos ainda mais? Leia o artigo: “Custos de impressão – Como você pode reduzi-los?”

Outro desafio é estar atento a segurança da empresa. Muitas das empresas não têm conexões sem fio seguras. Isso pode comprometer a segurança tanto dos seus dados como os dados dos clientes, além de dar “brecha” para serem facilmente hackeados.

Assim como tudo na vida, a impressão móbile tem seus desafios. Mas calma! Não precisa se desesperar! Com preparo e conhecimento você pode superar esses desafios.

Como você viu se utilizada de forma consciente e implantada e gerenciada corretamente, a impressão mobile é uma boa alternativa para sua empresa.

Como fazer a impressão mobile dar certo?

  • Verifique se sua máquina de impressão pode realizar impressões móbile. Apesar de esse ser um recurso comum atualmente, nem todas as impressoras a possuem, principalmente as mais antiga.
  • Verifique a segurança das conexões sem fio da empresa.
  • Bom suporte a mobilidade. É fundamental que os dispositivos pessoais que são utilizados (como laptops, tablets, smartphones), estejam funcionando em perfeita integração com os dispositivos da empresa.
  • Procure um bom parceiro. A empresa que você escolher precisa apresentar conhecimento sobre o recurso da impressão móbile e oferecer pra você a segurança e a eficácia que você precisa, se adequando ao máximo as suas necessidades.

Se quiser saber mais sobre impressão mobile, leia o artigo da Simpress: “Impressão mobile para escritórios de advocacia”.

Seja beneficiado

Todas as informações que você, jurídico precisa pode ser acessível de qualquer lugar e hora.

Você tem praticidade no fluxo do seu trabalho, tem um opção prática para gerenciar e imprimir documentos no escritório e até mesmo da rua.

Isso porque a sua rotina como profissional do direito é cheia de reuniões, audiências e viagens, e ainda assim é preciso estar conectado há tudo que acontece no escritório.

A impressão mobile é um aliado para prática jurídica. Você pode se preocupar com a sua rotina corrida de reuniões e audiências.

A informação é o bem mais precioso do seu negócio. Gerenciar corretamente suas impressões pode te ajudar a poupar tempo e canalizar esse tempo para atividades que devem ser priorizadas.

Utilizar desse recurso da impressão mobile oferece segurança, gerenciamento e produtividade. Além disso, fornece um argumento legal poderoso: vitórias. 

Caso encerrado.

 

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