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Publicado em Blog Escrito por  Orlando Ponce

A importância da tecnologia no processo de tomada de decisões

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Para auxiliar tomar decisões e optar por soluções efetivas, precisamos de tecnologia da informação.

Uma decisão é uma escolha entre diferentes opções ou possibilidades que são tomadas para resolver problemas ou aproveitar oportunidades. Mas se não temos o principal produto, ou seja, a informação de maneira oportuna e disponível, nada será possível.

Muitos diretores e gestores não chegam a uma solução real dentro das empresas porque não sabem, primeiro: identificar o “problema-causa”, sempre focam nos “problemas-efeito”.

Em qualquer caso, devemos considerar:

problema = oportunidade de melhoria

problemática = processo

Mas, para simplificar o entendimento, chamaremos o Processo de Projeto sob o foco “Problema-Solução”.

Para tomar decisões efetivas, recomendo seguir um processo: metodologia base do Seis Sigma (metodologia para fornecimento de produtos melhores, mais rápidos e embasado em processos). Nessa linha passamos para os seguintes passos:

DEFINIR: formular o Projeto

Implica definir os objetivos do Projeto baseado em um modelo preliminar do problema que contemple as seguintes atividades:

  • Definir a equipe de trabalho;
  • Recoletar necessidades e expectativas dos envolvidos;
  • Identificar problemas ou oportunidades de melhora;
  • Estabelecer objetivos preliminares, prazos e os custos das atividades.

Ferramentas recomendadas:

  • Ficha do projeto para consolidar Objetivos, Prazos e Custos;
  • Quadro Bidimensional para determinar a importância de elementos baseados em duas variáveis;
  • Diagrama de Caracterização para entendimento geral do sistema.

MEDIR: estabelecer Sistema de Medidas

Medir a frequência e possibilidades de erros para estabelecer metas baseados na recoleta de informação numérica interna e dos concorrentes. Atividades sugeridas:

  • Estabelecer o Fluxo do Processo;
  • Estabelecer elementos-chave do problema;
  • Definir indicadores relevantes;
  • Recoletar informação numérica;
  • Validar o Sistema de Medidas para empregá-lo nas fases seguintes.

Ferramentas recomendadas:

  • Fichas de indicadores para precisar as métricas e as fontes dos mesmos;
  • Fluxograma de Processos para identificar elementos-chave;
  • Benchmarketing para definir metas realistas e relevantes.

ANALISAR: estruturar problema e soluções

Aprofundar as causas que determinam os erros e definir oportunidades de melhora priorizando-as. Atividades sugeridas:

  • Analisar relações Causa-Efeito;
  • Validar relações baseadas em indicadores;
  • Definir alternativas de solução.

IMPLANTAR: selecionar e aplicar soluções

Definir os elementos específicos que serão mudados e as metas finais. Desenvolver o projeto de mudança. Atividades sugeridas:

  • Selecionar alternativas a serem implantadas;
  • Plano definitivo do projeto;
  • Implantar soluções.

Ferramentas recomendadas:

  • Relatório de gestão para fazer acompanhamento sistemático do projeto;
  • Diagrama de Pareto para selecionar as soluções que contribuem maior valor.

CONTROLAR: garantir a melhora contínua

Implantar um Sistema de Monitoramento para prevenir que sejam retomadas práticas anteriores e sejam identificados problemas adicionais.

  • Monitorar o processo para identificar tentativas de “voltar ao passado”;
  • Identificação de problemas adicionais.

Ferramentas recomendadas:

  • Tabela de controle para estabelecer sistemas de incentivos para os envolvidos;
  • Benchmarking para manter o processo dentro dos parâmetros competitivos;
  • Definir funções e responsabilidades nas atividades de melhora.

Recomendações finais:

  • Para tomar decisões a matéria-prima fundamental é a informação formal, apoiado por uma boa plataforma de TI com informação online. Analisar dados de um período é como realizar autópsia gerencial;
  • Não focar em apenas uma fonte de informação, muito menos subestimar ou sobrestimar o valor da informação recebida de outros;
  • Deixe que seus colaboradores participem e escutem. Lhes dê atenção;
  • Considere a educação ou preparação, o nível de decisão, seus valores e crenças, a motivação e expectativas das pessoas.

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Orlando Ponce - Interact, Empresa parceira da Edocx 
http://www.blog.interact.com.br/

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