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Publicado em Blog Escrito por  Bianca Matsumoto

Segurança das informações em multifuncionais

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Em 19 de abril de 2010, uma reportagem exibida pela rede de TV americana CBS deixou muitas empresas preocupadas.

Documentos que foram escaneados e impressos em multifuncionais, e que estavam armazenados em seus HD´s, foram recuperados por empresas que receberam estes equipamentos já usados e foram expostos ao público em geral.

Tudo; registros médicos, dados bancários, informações financeiras e até documentos estratégicos e pessoais estavam à disposição de qualquer pessoa com conhecimento para acessar dados em rede.

Hoje em dia, todos nós sabemos que as informações são o maior bem de qualquer instituição. Mas como você pode se proteger? Como pode garantir a segurança das informações em suas multifuncionais?

Conheça o seu equipamento

Claro que muitos fabricantes já implementaram soluções de segurança para que os dados contidos nos HD`s de multifuncionais e impressoras estejam mais seguros agora; mas você conhece o equipamento que usa? Sabe usar estes recursos de modo que suas informações estejam seguras?

A maioria das empresas, ao comprar ou alugar um equipamento, não se preocupa com a proteção dos seus equipamentos de impressão, visto que quase sempre associamos crimes cibernéticos a computadores.

No entanto, esses equipamentos podem ser bem mais vulneráveis do que os computadores se estiverem desprotegidos ou mal configurados. Eles abrem portas para hackers invadirem e extraírem qualquer informação preciosa que desejarem, causando assim vários prejuízos para o seu negócio.

Por isso, é de extrema importância conhecer o seu equipamento para melhor protegê-lo. Veja abaixo algumas dicas do que você pode fazer:

  • Proteja a rede com firewalls eficientes.
  • Permita comunicações somente com redes e hosts (computadores) confiáveis.
  • Utilize opções seguras de impressão, se possível.
  • Use controladores de tráfego de rede para criptografia e autenticação.
  • Use apenas firmware (sistema operacional dos equipamentos de impressão) assinado digitalmente pelos fornecedores.
  • Faça uma atualização regular do firmware.
  • Configure os equipamentos de acordo com a políticas de segurança;
  • Utilize senhas seguras (letras maiúsculas, minúsculas, caracteres especiais e números).

Saiba mais sobre como fazer a segurança das informações lendo o artigo: “Explorando impressoras corporativas”.

Não importa qual seja o modelo do seu equipamento, fazer bom uso dessas dicas vai ajudá-lo a fazer um controle rígido da segurança das informações que passam por ele. Mas há ainda outro perigo envolvido.

Preste atenção nos perigos internos

Algo que facilitou a vida de muitos empresários foram as impressoras compartilhadas e a impressão wireless. Com esses recursos a quantidade de impressoras no parque foi reduzida drasticamente, havendo consequentemente e para felicidade dos empresários; economia de dinheiro.

Mas ao mesmo tempo em que esses recursos foram criados para facilitar a vida no dia a dia, se usados erroneamente, podem trazer consequências catastróficas e esconder um perigo que passa despercebido de muitos. Como assim?

Imagine a seguinte situação: um colaborador da sua empresa, que tem um alto nível e tem acesso a informações que são restritas, compartilha uma impressora com vários outros colaboradores. Daí, ele precisa realizar a impressão de um arquivo confidencial. Ele envia esse arquivo para impressão; porém, talvez pela distância, tempo ou até mesmo esquecimento, visto que somos humanos e cometemos erros, algo acontece!

Ao chegar ao equipamento para retirar as folhas impressas, elas simplesmente não estão lá. Elas foram pegas por engano por outra pessoa. Isso já aconteceu com você? Esse cenário é comum. Na maioria das vezes, como bons parceiros de trabalho, a pessoa que pegou a impressão por engano sai procurando o responsável por ela.Mas, existem pessoas de má índole.

E você com certeza entende o que este cenário pode significar nesse caso: vazamento de informações. Essa situação pode causar transtornos internos, entre funcionário e gestor, ou até mesmo desentendimentos entre parceiros e clientes da empresa, dependendo das informações passíveis de serem divulgadas.

Por isso, preste devida atenção aos documentos que você imprime, principalmente se há informações confidenciais. Na grande maioria das vezes o perigo é cibernético, mas também pode acontecer de forma física. Esteja atento a isso!

Se quiser saber mais sobre a segurança em equipamento que utilizam a função wireless, leia nosso artigo: “Impressão wireless- É seguro usar?”

Contrate um provedor de MPS confiável

O Gerente Sênior de Produto de um certo fabricante disse que "os clientes desejam basicamente a melhor solução de segurança possível para seus dados. Portanto, os provedores de soluções em impressão devem entender isso e dar a devida atenção de uma forma ou de outra.”

Fazer as perguntas certas e dirigir a atenção para as necessidades específicas de como os dados comporão os objetivos estratégicos da organização, define o profissional e o parceiro mais adequado para ajudar a sua empresa a proteger o bem mais precioso de seu negócio: a informação.

Pesquise, Pergunte e Entenda

A grande maioria dos profissionais de venda e até mesmo os potenciais clientes ainda se apegam a recursos como: velocidade de impressão, resolução, capacidade de bandejas de alimentação ou recursos básicos como scanner para email ou pasta da rede.

Por causa disso, na hora de contratar um bom provedor de MPS "esquecem" de perguntar como funciona o processo de lidar com a segurança das informações que trafegam pela rede através dos equipamentos de impressão.

Não caia nesse erro! Procure pesquisar as melhores empresas no ramo de outsourcing de impressão, pergunte como elas podem atender os requisitos da sua empresa, principalmente no quesito da segurança e entenda o tipo de serviço que será oferecido.

Se você já tem um provedor de MPS é bom se perguntar: Eu exigi estas soluções em meu projeto? Meu provedor de MPS implementou estas soluções nos equipamentos da minha empresa?

Se não, como posso exigir e fazer a implementação dessas soluções? Há políticas definidas para certificar-se de que os usuários entendem as implicações da não adoção destas práticas?

Gestão de impressão

Quando se tem um contrato com uma boa empresa de outsourcing de impressão fazer uma gestão de qualidade desta e cuidar da segurança das informações fica fácil.

Há soluções como o ECM que podem ser implantadas para melhorar a segurança e o compliance da sua organização.

Além de se ter uma boa gestão de impressão com pouco trabalho e de forma rápida e eficaz, soluções como esta, ajudam a organizar e manter de forma segura todo o conteúdo confidencial, definindo quem tem acesso, como e quando.

Se quiser saber mais sobre o ECM, leia o artigo: “Componentes de uma solução em ECM”.

Garanta a segurança das informações...

O tema da segurança das informações em multifuncionais é frequente e um grande problema em organizações, principalmente em desenvolvimento ou grandes corporações.

 

Junto com o avanço da tecnologia, há muitas vulnerabilidades, ameaças e riscos.  Aplique medidas de segurança. Forneça e avalie as ameaças envolvidas e enfrente-as da melhor forma possível.

Quando o assunto for a segurança das informações, não economize! Transforme isso em um dos fatores mais importantes a serem analisados. Cuide do seu negócio.

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