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Publicado em Blog Escrito por  Bianca Matsumoto

Custos de impressão - Como você pode reduzi-los?

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A evolução da tecnologia nos últimos tempos vem trazendo uma promessa: banir ou ao menos reduzir drasticamente o uso do papel nas empresas. Infelizmente falar é mais fácil do que fazer.

Velhos hábitos são difíceis de deixar e, apesar de uma pequena melhora, várias empresas ainda imprimem milhares de documentos às vezes desnecessários, gerando um consumo exagerado de papel e elevando demasiadamente os custos de impressão.

Esse descontrole pode até passar despercebido se comparado aos problemas maiores das organizações. Porém, com o tempo esse fator pode ser um “grande vazador” de dinheiro. Vamos ver como você pode reduzir esses custos de impressão?

Como calcular o custo de impressão?

Bom, antes de sabermos com reduzir os custos de impressão precisamos primeiro aprender a calculá-lo. Essa até pode parecer uma tarefa simples, talvez você precise apenas saber quantas resmas de papel foram comprados ou ver quantos cartuchos ou toners foram usados certo? Errado.

Calcular seus custos envolve muito mais que isso. Você precisa ter um controle de tudo que envolve a impressão de uma documento durante um período específico. Precisa pensar:

  •         Gastos com impressão - Qual o preço dos insumos (papel, cartucho de tinta ou do toner, cilindro, revelador) e quantos foram usados para imprimir certa quantidade de páginas?
  •         Gastos com manutenção - Qual o gasto com serviços de manutenção (peças e mão de obra) no mesmo período?
  •         Gastos indiretos - Qual o gasto de logística, estoque, mão de obra administrativa, compras, etc… envolvidos na disponibilização do equipamento?

Depois de analisar esses fatores você pode ter uma estimativa de gasto total da sua empresa com custos de impressão. Vamos ver agora algumas dicas de como você pode reduzi-los?

Adote o uso de impressoras multifuncionais

Usar impressoras individuais pode gerar incontáveis problemas para a sua empresa, que incluem custo alto com insumos e manutenção, configurações diferentes do parque de impressoras, congestionamento dos ambientes onde elas ficam alocadas e fraco desempenho.

Por causa desses fatores a importância de adotar impressoras multifuncionais tem se tornado evidente. Ao escolher adotá-las você reduzirá o número de impressoras individuais e realizará diversos trabalhos em um só equipamento.

Ative o modo econômico e utilize impressão colorida só quando necessário

Use o modo econômico do seu equipamento, isso pode ser feito acessando o software da impressora e realizando a configuração.

Esse recurso é ainda mais valioso quando precisa imprimir documentos que não precisam de uma melhor qualidade de impressão. Se menos tinta ou toner forem utilizados, mais documentos poderão ser impressos.

Outra dica é não abusar das impressões coloridas. O custo destas é até oito vezes maior do que uma impressão P/B. Impressões monocromáticas podem ser úteis até mesmo quando existem imagens coloridas.

Faça uso consciente, imprimindo em cores apenas quando for estritamente necessário. Ao fazer isso você estará poupando insumos e consequentemente reduzindo custos de impressão.

Dê preferência à “Impressão múltipla” e preste atenção nos documentos enviados

Esse é outro recurso que pode ser muito bem aproveitado, e é oferecido por vários modelos de impressoras. Com ele, você pode reduzir o tamanho das páginas impressas e agrupá-las colocando-as em uma única folha.

Outro fator que pode contribuir para a redução dos custos de impressão é simplesmente prestar atenção no documento que você envia para o seu equipamento. Como assim?

Quem de nós nunca enviou um documento para ser impresso, esqueceu-se e, quando foi buscar minutos ou até horas depois, ele não estava mais lá e tivemos que reimprimi-lo?

Essa situação é muito comum nas organizações; principalmente quando as impressoras são compartilhadas entre muitas pessoas. Por isso, ao imprimir um documento retire-o logo. Fazer isso vai ajudar a não gerar reimpressões desnecessárias.

Imprima apenas o que for necessário

Muitas vezes, imprime-se o documento inteiro sendo que vamos utilizar apenas uma parte dele. Por isso imprima apenas o que será utilizado..

Com o documento aberto, em vez de selecionar a opção “Todas”, selecione  o “Intervalo de páginas” que necessita ou a opção “Página atual” se a página em que você está trabalhando no momento é a que deseja imprimir.

Também, tenha bom senso ao definir a quantidade de cópias. Não saia imprimindo várias cópias de um documento se você não tem certeza que todas vão ser utilizadas ou se elas podem ser divididas.

Algo que muitas pessoas esquecem-se de fazer é visualizar seu documento antes da impressão. Quando você faz isso, você consegue configurar as páginas corretamente antes de imprimir e evita que elas saiam desconfiguradas e tenhamos que reimprimi-las.

Leia seus e-mails, documentos e páginas da Internet na tela de seu microcomputador.

É extraordinário o número de impressões que servem para simples leitura. Tente ler o que precisa na tela do seu computador em vez de imprimir. Evite esse proceder e torne o processo muito mais rápido e econômico.

Abuse da impressão frente e verso

De acordo com uma pesquisa que foi realizada pela consultoria Gartner, quando é usado o modo frente-verso (também chamado de impressão duplex) há uma redução de até 30% no consumo de papel nas empresas.

Assim sendo, é importante os gestores avaliarem essa ideia e incentivarem seus funcionários a utilizarem esse modo. Fazer isso reduz e muito o uso de papel.

Outra dica muito simples é você usar aquelas impressões que não são mais úteis como rascunho. Utilize-as para fazer anotações ou até mesmo imprima algo necessário no verso que está em branco.

Escolha uma impressora adequada à sua demanda

Esse é um dos fatores que mais geram gastos elevados nas organizações. Muitas empresas utilizam equipamentos que não são adequadas ao volume de impressões que é feito (subutilizadas ou subdimensionadas)

Por isso, antes de qualquer coisa é necessário que o usuário analise cuidadosamente qual é o tipo de impressora que mais satisfaz à sua necessidade e que é mais adequado para o perfil da organização, para que os custos de impressão sejam reduzidos ao máximo.

Quer mais dicas? Leia o artigo: “10 dicas redução de custos com impressões”.

Faça uso do gerenciamento e bilhetagem de Impressão

Já ouviu falar disso? A solução de bilhetagem de impressão simplesmente controla de forma integral e eficiente todo o fluxo de impressão de uma empresa. Esse controle é feito por meio de informações precisas sobre a contabilização das impressões.

Com esse software você consegue saber quem imprimiu um documento e quando ele foi impresso. Com isso, aos poucos, você consegue promover uma cultura de conscientização na sua organização e consegue estimular todos os funcionários a imprimir apenas o é necessário.

Há vários outros benefícios de utilizar esse recurso:

  •         Eliminar o desperdício
  •         Acompanhamento de impressões diário
  •         Padronização de documentos (frente-verso, P/B ou Color, densidade, modo econômico)
  •         Limitar volume de impressões
  •         Controle de estoque (avisa quando é hora de comprar um novo cartucho/toner ou de fazer manutenção)
  •         Promove o uso responsável

A maioria dos contratos de outsourcing de impressão já oferece esse recurso de gerenciamento e bilhetagem, se você acha que essa solução supre suas necessidades, mas não tenha um fornecedor, olhe a próxima dica...

Contrate um serviço de outsourcing de impressão

Hoje em dia, as empresas de outsourcing de impressão surgem como uma alternativa bastante viável para as empresas que desejam reduzir custos com impressões e ao mesmo tempo manter a sua qualidade.

Quando contratam um serviço, toda gestão operacional de impressão fica a cargo da empresa especializada que passa a administrar os equipamentos e a monitorar todos os seus respectivos suprimentos.

Esse serviço é ainda mais vantajoso para organizações que têm um grande volume de equipamentos, pois têm garantia de manutenção imediata, backup, troca de equipamentos, reposição de suprimentos e outras facilidades. Alivia uma baita “dor de cabeça” não é verdade?

Quer saber mais sobre isso? Visite: “Outsourcing de impressão”.

Viu?

Naturalmente não é fácil fazer todo esse controle para reduzir os custos de impressão da sua empresa. Isso exige esforço e tempo. Exige também a colaboração da sua equipe e um treinamento adequado.

Porém, se seguirmos essas dicas no nosso dia-a-dia vai ficar cada vez mais fácil controlar os processos de impressão de forma rápida e eficiente. Não sofra com os impactos negativos de uma má gestão.

Você pode sim reduzir os custos de impressão da sua organização, aumentando sua rentabilidade e utilizando da melhor forma seus recursos. Isso só depende de você!

Aprenda mais em: “Maneiras de economizar seus custos com impressão”.

 

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